Die Rechnungen müssen von autorisierten Personen empfangen werden, definiert als Personen, die Vertretung der Gesellschaft. Oft gemeinsame Vertretung, das heißt, zu handeln zwei, drei oder mehr Personen gleichzeitig – in diesem Fall wird die Rechnung durch solche Personen zu unterzeichnen. Wie für den einzelnen Unternehmer, das ist, was er ist berechtigt, Rechnungen zu unterzeichnen.
W praktyce prezesi i dyrektorzy firm nie zajmują się podpisywaniem faktur ponieważ jest to czynność czasochłonna, którą można bez problemu powierzyć pracownikom. Idealnym rozwiązaniem byłoby sporządzenie na piśmie listy osób upoważnionych przez zarząd spółki (ewentualnie dyrektora przedsiębiorstwa państwowego, właściciela firmy jednoosobowej) do wystawiania faktur oraz do ich odbierania. Nie jest to jednak konieczne gdyż upoważnienie do podpisywania faktur może być udzielone ustnie.
Kto powinien odbierać faktury, abyś mógł skutecznie dochodzić swoich należności?
Możesz zażądać od kontrahenta informacji, które osoby są upoważnione do odbierania i podpisywania faktur w jego imieniu. Często zdarza się, że faktura jest jedynym dowodem zawarcia umowy, na mocy której należą Ci się od dłużnika pieniądze. W takiej sytuacji musisz ustalić, czy osoba, która ma podpisać fakturę w imieniu odbiorcy, jest do tego upoważniona. W przeciwnym razie ryzykujesz, że w razie sporu dłużnik oświadczy, że nie upoważniał do podpisania faktury osoby, która ją podpisała.
Nawet wtedy gdy istnieje inny pisemny dowód zawarcia umowy, warto dysponować fakturą prawidłowo podpisaną przez dłużnika, daje Ci to możliwość dochodzenia od niego należności w tzw. postępowaniu nakazowym – znacznie szybszym i tańszym od zwykłego. Nie ma żadnych ograniczeń co do liczby osób upoważnionych do podpisywania faktury ani też żadnych wymogów co do ich kwalifikacji czy pełnionej w firmie funkcji. Osoba upoważniona nie musi być pracownikiem firmy wystawiającej czy odbierającej faktury – liczy się wyłącznie udzielone upoważnienie.